您当前的位置 :礼仪 > 商务礼仪 正文

电子公文的八大关系

发布时间: 2008-09-26 15:48

  八大关系之一:电子公文与纸质公文

  电子公文是通过电脑进行操作、传输、存储等处理的数字化产物,与纸质公文相比,电子公文具有存储体积小、检索速度快、远距离快速传递及同时满足多用户共享等优点。随着电脑和网络信息技术的应用普及,越来越多的公文直接在电脑上产生和传输,电子公文也将越来越多。但与纸质公文相比,电子公文也存在自身无法克服的局限性,如信息与载体分离、不能直接阅读,必须依赖于软件和硬件才能识别和利用;电子公文容易被人修改、复制,修改之后几乎不留痕迹,在真实性、完整性、凭证性方面比较难认可。因此,目前甚至今后相当一段时间内,不可能抛开纸质公文而以电子公文取而代之,电子公文将和纸质公文并存。
  
  我们应正确认识公文的本质功能——传递信息,理解电子公文与纸质公文的关系,破除对公文物理介质的习惯心理,建立数字化的公文新概念。对于电子公文,应根据其特点,制定适合的管理办法,使之与纸质公文实现优势互补。

  八大关系之二:电子印章与电子认证

  对于纸质公文来说,印章是公文生效的重要标志。而对于电子公文,是否也需要印章作为生效标志,值得商榷。电子印章是通过专用软件生成的,并且需要较为昂贵的彩色激光打印机,才能印出红章。一方面,由于色彩和印制等原因,打印出的电子印章与纸质公文所用的印章并不完全相同,这样,就会出现同一发文机关有两种印章。如果发送电子公文的同时,又印制纸质公文,便会出现同一件公文使用两种印章的现象。另一方面,电子印章是通过技术手段生成的,因而易于被人通过技术手段窃取或仿制。
  
  实际上,问题的关键在于如何认证电子公文的真实有效性,即收文机关如何确认收到的电子公文是否是真实的发文机关所发,如果电子身份认证做好了,电子印章的作用无非是满足人们对红章、红头文件的习惯心理要求。电子公文并不一定非要那种刻意生成的带红色的电子印章不可,而应该有电子认证标志。

  八大关系之三:网络媒体与传统媒体

  网络媒体被称为报刊、广播、电视三大传统媒体之后的第四媒体,与传统媒体相比,网络媒体具有检索便利、时效性高、信息发布范围广泛、准确统计受众等优势。一方面,我们应该充分发挥网络媒体的特点,丰富电子公文的信息形态,如可以尝试“多媒体公文”,在电子公文中不仅采用字符,而且采用声音、图像、动画等多种形式,这将大大改善公文的传播效果。另一方面,应该使用网络媒体发布公文信息,甚至可以把网络媒体发布的公文作为标准文本,如在政府网站上,设立专门管理的电子公文发布中心,一旦公文在此发布,就作为正式文本,不可再被更改、删除,在现阶段,不妨尝试在一个单位内部网络上实现,告别“复印—传阅—复印”的传统工作方法,逐步实现无纸化办公。

  八大关系之四:电子公文与电子档案

  具有档案保存价值的电子公文,必须要归档保护。电子公文归档后即形成电子档案。对于电子公文的归档管理,不宜一刀切,最好分步走。第一步,先将纸质公文与电子公文拷贝双重归档。该方法是用可脱机保存的载体将电子公文备份下来,以纸质与磁盘(光盘、磁带)制成双重备份,分别归档管理,但要保持一定联系。这样,利用纸质公文将电子公文的内容固定,解决电子公文易于被修改的问题,确保其法律效用,还可对电子公文分类组盘,进行著录标引,保留电子公文在检索、存储方面的优点,从而既能高效、方便地利用电子公文,又对电子公文起到了较好的保护作用。第二步,逐步实现文档一体化,该方法是将档案管理工作提前介入电子公文的运作与管理,在电子公文的形成、处理过程中建立电子公文生命周期表,将电子公文与电子档案管理统一起来,有利于对电子公文的形成、收集、积累、鉴定、归档及归档后的电子档案的保管与利用实行全过程管理,从而确保电子公文的真实性、完整性和有效性。

  八大关系之五:公文传输无纸化与文档一体化
  
  公文无纸化远程传输(电子公文传输)实际上就是在专用的通信平台上安全收发加密的电子邮件,电子公文传输可以实现一“点”对多“点”的收发功能,简化了繁杂的工作环节和程序,推动了政令的有效快速传达,这不仅是传统发文方式的变革,而且会带来机关办公方式的转变。

  目前电子公文传输管理通常要求接收单位接收电子公文后,通过彩色打印机,打印成纸质公文,再进入办文过程。实际上,传输的电子公文应直接进入本机关的电子公文运转管理系统,实现公文要素的转换,同时应实现文档一体化,电子公文办理完毕后,直接将公文的基本信息转换到档案管理系统,这样,可大大减少手工操作和重复劳动,避免人为失误。

  公文处理电子化要真正达到提高办公效率、降低办公成本的目的,必须在电脑网络上实现公文处理全程电子化和无纸化,并实现对上(中央、国家机关)、对下(市、县区)、对左右(党委、政府、人大、政协的部门、直属单位)互联互通。要实现公文处理全程无纸化,必须认可电子公文传输、电子批阅、痕迹修改、电子签名的法律效力。目前,在尚未解决电子公文的法律效力问题之前,比较可行的办法是,将电子公文运作过程中的草稿、定稿打印出来,转成纸质公文,供拟稿人、核稿人、签发人等签署,以暂时解决其法律效力的问题。

  八大关系之六:公文处理规范化与个性化

  公文处理包括公文的进出、办理、形成、传递、存贮、归档等流程,电子公文处理系统可以帮助办公人员及时掌握公文的有关信息,并提供查询、统计、打印、催办、领导批阅、归档等功能,起到提高办公效率与质量的作用。在手工方式向电子化方式转变的过程中,流程是要变化的,组织机构、管理方式的变化也会影响公文流程。在公文软件设计中,更应该重视软件开发和办文业务流程的再造和整合,应该用信息技术来规范公文处理。如为了防止公文多头办理,应该取消纸质公文阅办单,改由电脑处理,只有经过电脑登记的公文才能办理,杜绝公文在运行体外循环。在加强公文审核把关的同时,应尽可能简化办文流程,精简操作环节,提高公文运转效率。

  八大关系之七:公文处理自动化与标准化
  
  电子公文处理的自动化、智能化离不开公文处理的标准化,如公文格式标准、电子公文处理标准、电子公文交换格式标准、电子公文处理系统软件设计技术标准等。按照《国家行政机关公文格式》标准,在电子公文处理系统中可自动生成行政机关各个文种的格式,可自动生成公文格式要素的位置、字体、字号,可自动标引主题词,还可自动按规范化的顺序排列主送、抄送单位等。

  根据公文处理标准,在电子公文处理系统中可设置办理时限、到时催办、来文提示、急件提醒、退文警示等,在办文中可调阅相关的信息资料,辅助公文写作,可实现自动校对、自动编写公文摘要等。

  八大关系之八:公文资源共享与安全保密
 
  共享与保密历来都是一个矛盾问题。要解决好这个问题,必须加强安全保密工作。电子公文可以同时满足多用户共享要求,但公文的共享并不是没有限制的,而是只能给经过核准的人员使用。在电子公文处理系统中应建立安全可靠的加密机制和分级权限控制,并对登录的所有人员的工作时间、对象和操作过程、拟稿和修改的内容进行全过程的跟踪和登记。此外,不论任何公文数据,系统必须确保其安全,以防止由于硬件的偶然故障、人为损坏所引起的数据丢失。为确保数据安全,做好数据备份工作也是至关重要的。

稿源: chinahrlab.com

作者: 编辑: 王丽珍

相关报道
  • 查看评论网友评论:[ 网友留言只代表个人观点,不代表江西文明网立场 ]
  • 用户名:

热点推荐

江西文明网版权声明

  •     1.本网专稿栏内的所有作品,包括标有“江西文明网”LOGO的图片,版权均属于江西文明网,未经本网授权不得转载、摘编或利用其它方式使用上述作品。凡经本网授权使用的作品,应在授权范围内使用,并注明“来源:江西文明网”和作者姓名。违反上述声明者,本网将追究其相关法律责任。
  •     2.本网注明“来源:×××”(非江西文明网)的作品,均转载自其它媒体,其目的在于传递更多信息,并不代表本网赞同其观点和对其真实性负责,本网不承担此类稿件侵权行为的连带责任。
  •     3.在本网的新闻信息页面上进行跟帖或发表言论者,不代表本网观点,文责自负。
  •     4.如涉及作品内容、版权等其它问题,请在发布之后30日内同本网联系。